Redaktion · Zuletzt geprüft: Oktober 2026 Kurz gesagt: Eine Dokumentenmappe bündelt alle Unterlagen, die Sie mit einem Griff mitnehmen können, wenn Sie Ihr Zuhause plötzlich verlassen müssen. Das BBK nennt sechs Kategorien: Dokumente, die Identität, Besitz, finanzielle Ansprüche, Qualifikationen und Rechte belegen, sowie solche mit wichtigen persönlichen Informationen. Aufbewahrung in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter, zusätzlich digital gesichert. Das ist der wichtigste Punkt der gesamten Notfallvorsorge – und der einzige, der nichts kostet.
Warum das wichtiger ist als jede Ausrüstung
Eine Taschenlampe können Sie nachkaufen. Eine Powerbank auch. Ihre Geburtsurkunde, den Grundbuchauszug oder das Hochschulzeugnis nach einem Hausbrand neu zu beschaffen, ist – wie das BBK es formuliert – „schwierig bis unmöglich“.
Dazu kommt ein praktischer Punkt, der oft übersehen wird: Nach einer Katastrophe brauchen Sie Dokumente, um Ansprüche geltend zu machen. Versicherungsleistungen, staatliche Hilfen, Mietfragen, Lohnfortzahlung – alles davon läuft über Nachweise. Wer sie verloren hat, wartet Monate.
Deshalb die Empfehlung: Wenn Sie nur eine Sache aus dem Thema Notfallvorsorge umsetzen, dann diese.
Die Liste: sechs Kategorien
Das BBK gliedert nicht nach Dokumenttypen, sondern nach Funktion – das ist praktischer, weil Ihre persönliche Situation entscheidet, was Sie brauchen. Eine Dokumentenmappe ist, mit den Worten des BBK, „etwas sehr Individuelles“.
1. Dokumente, die die Identität belegen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Personalausweis, Reisepass |
| ☐ | Geburtsurkunde |
| ☐ | Heiratsurkunde, Scheidungsurteil |
| ☐ | Familienstammbuch oder Familienurkunden |
| ☐ | Sterbeurkunden von Angehörigen |
| ☐ | Aufenthaltstitel, Staatsangehörigkeitsnachweis |
2. Dokumente, die Besitz belegen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Grundbuchauszüge |
| ☐ | Kauf- und Kaufpreisverträge |
| ☐ | Fahrzeugpapiere (Zulassungsbescheinigung Teil I und II) |
| ☐ | Mietvertrag, Pachtvertrag |
3. Dokumente, die finanzielle Ansprüche belegen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Versicherungspolicen (Hausrat, Wohngebäude, Haftpflicht, Kranken-, Unfall-, Lebensversicherung) |
| ☐ | Sparbücher, Kontoverträge, Depotunterlagen, Wertpapiere |
| ☐ | Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen |
| ☐ | Einkommensteuerbescheide |
| ☐ | Zahlungsbelege für Versicherungsbeiträge, insbesondere Rentenversicherung |
| ☐ | Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen |
| ☐ | Meldenachweise der Arbeitsämter, Bescheide der Agentur für Arbeit |
4. Dokumente, die Qualifikationen belegen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse |
| ☐ | Nachweise über Zusatzqualifikationen, Fortbildungen |
| ☐ | Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise |
| ☐ | Mitglieds- oder Beitragsbücher von Verbänden und Vereinen |
5. Dokumente, die Rechte belegen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Vollmachten (Bank-, Vorsorge-, Betreuungsvollmacht) |
| ☐ | Gerichtliche Entscheidungen |
| ☐ | Verträge und Änderungsverträge, auch Leasingverträge |
6. Wichtige persönliche Informationen
| Dokument | |
|---|---|
| ☐ | Testament |
| ☐ | Patientenverfügung |
| ☐ | Medizinische Befunde, Medikamentenplan, Allergiepass |
| ☐ | Impfausweis |
| ☐ | Passwortliste (siehe Hinweis unten) |
| ☐ | Eine Auswahl von Fotos, die Sie nicht verlieren möchten |
Zum letzten Punkt: Dass das BBK emotional wichtige Dokumente ausdrücklich nennt, ist kein Beiwerk. Nach Hausbränden und Hochwassern berichten Betroffene regelmäßig, dass der Verlust von Fotos schwerer wog als der von Sachwerten.
Zur Passwortliste: Sinnvoll, weil ohne Zugang zu E-Mail und Online-Banking vieles stillsteht. Aber: Eine Passwortliste in einer Mappe, die Sie aus dem Haus tragen, ist ein Sicherheitsrisiko. Besser ist ein Passwortmanager plus ein versiegelter Notfallzettel mit dem Master-Passwort – und der gehört an einen anderen Ort als die Mappe, etwa zu einer Vertrauensperson.
Original oder Kopie?
Die wichtigste praktische Frage, und sie hat keine pauschale Antwort.
Die Empfehlung des BBK: Informieren Sie sich bei der ausstellenden Institution, ob das Dokument im Original oder als beglaubigte Kopie vorliegen muss.
Als Orientierung:
| In die Mappe | |
|---|---|
| Originale (weil Neubeschaffung schwierig oder teuer ist) | Geburts- und Heiratsurkunde, Zeugnisse, Testament, Patientenverfügung, Grundbuchauszüge |
| Kopien genügen meist | Personalausweis, Reisepass, Fahrzeugpapiere, Versicherungspolicen, Kontoverträge |
| Nie als einzige Kopie | Dokumente, die Sie regelmäßig brauchen – dann lieber Kopie in der Mappe, Original am gewohnten Platz |
Ein Konflikt, den man lösen muss: Personalausweis und Reisepass brauchen Sie im Alltag, also können sie nicht dauerhaft in der Mappe liegen. Lösung: Kopie in die Mappe, und im Notfall nehmen Sie die Originale aus der Geldbörse mit – die haben Sie ohnehin dabei.
Wie aufbewahren
Behälter. Das BBK empfiehlt einen feuerfesten oder wasserdichten Behälter. Praktisch heißt das: eine wasserdichte Dokumententasche mit Rollverschluss oder eine feuerfeste Dokumentenbox. Beides ist bezahlbar und löst zwei verschiedene Probleme – Feuerschutz hilft bei Brand, Wasserschutz bei Hochwasser und bei der Löschung. Wer beides will, nimmt eine wasserdichte Hülle und legt sie in eine feuerfeste Box.
Ort. Griffbereit, nicht gesichert verstaut. Eine Mappe im verschlossenen Keller nützt nichts: Bei Hochwasser rät das BBK ausdrücklich davon ab, den Keller zu betreten, und bei einem Brand kommen Sie nicht hin. Flur, Garderobe oder Schlafzimmerschrank sind besser.
Wer weiß davon. Alle Familienmitglieder müssen den Standort kennen – das betont das BBK ausdrücklich.
Digital sichern: der zweite Schritt
Das BBK empfiehlt beides, nicht eines von beidem: physische Mappe und digitale Kopie.
So gehen Sie vor:
- Alles scannen oder abfotografieren. Smartphone genügt, gute Beleuchtung und lesbare Auflösung.
- Mehrfach ablegen: Cloud und ein physischer Datenträger (USB-Stick oder externe Festplatte). Nur Cloud ist zu wenig – ohne Strom und Internet kommen Sie nicht heran. Nur Stick ist zu wenig – er verbrennt mit.
- Verschlüsseln. Ein unverschlüsselter Ordner mit Ausweiskopien und Versicherungspolicen in der Cloud ist ein echtes Identitätsdiebstahl-Risiko. Nutzen Sie ein verschlüsseltes Archiv oder einen Cloud-Dienst mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- Eine Kopie außer Haus. Das BBK nennt als Möglichkeiten: bei Verwandten, Freunden, einem Notar, einem Anwalt oder in einem Bankschließfach. Begründung: Ein Ereignis, das Ihr Zuhause trifft, trifft alles darin.
- Jährlich prüfen. Dokumente laufen ab, Versicherungen ändern sich, Kinder kommen dazu.
In 60 Minuten fertig
Die realistische Reihenfolge, falls Sie bei null anfangen:
Minute 0–15. Ordner oder Tasche nehmen, alles hineinlegen, was Sie im Haus sofort finden: Ausweis-Kopien, Geburtsurkunde, Versicherungspolicen, Impfausweis.
Minute 15–35. Mit dem Smartphone abfotografieren. Alles, auch das, was unvollständig ist.
Minute 35–45. In einen verschlüsselten Cloud-Ordner hochladen, zusätzlich auf einen USB-Stick.
Minute 45–55. Notieren, was fehlt. Typischerweise: Grundbuchauszug, Zeugnisse, Patientenverfügung.
Minute 55–60. Mappe an den Platz im Flur legen und allen im Haushalt zeigen.
Fehlendes besorgen Sie in den nächsten Wochen. Eine unvollständige Dokumentenmappe ist weit besser als eine geplante.
Unsere Checkliste zum Ausdrucken: [Dokumentenmappe-Checkliste als PDF]
Häufige Fragen
Was ist eine Dokumentenmappe? Eine Sammlung aller wichtigen Unterlagen an einem festen, griffbereiten Ort, damit Sie sie bei einer Evakuierung mit einem Griff mitnehmen können. Das BBK empfiehlt Aufbewahrung in einem feuerfesten oder wasserdichten Behälter und zusätzlich eine digitale Sicherung.
Welche Dokumente gehören hinein? Das BBK gliedert nach Funktion: Unterlagen, die Identität belegen (Ausweis, Geburtsurkunde), Besitz (Grundbuch, Kaufverträge), finanzielle Ansprüche (Versicherungen, Rentennachweise), Qualifikationen (Zeugnisse), Rechte (Vollmachten, gerichtliche Entscheidungen) sowie wichtige persönliche Informationen (Testament, Patientenverfügung, Impfausweis, Fotos).
Originale oder Kopien? Das BBK empfiehlt, bei der ausstellenden Institution nachzufragen, ob Original oder beglaubigte Kopie erforderlich ist. Als Faustregel: Originale von schwer ersetzbaren Dokumenten wie Urkunden und Zeugnissen, Kopien von Ausweisen und Policen.
Wo soll die Mappe liegen? Griffbereit – Flur, Garderobe oder Schlafzimmer. Nicht im Keller: Bei Hochwasser rät das BBK ausdrücklich davon ab, den Keller zu betreten, und bei einem Brand ist er nicht erreichbar. Alle im Haushalt müssen den Ort kennen.
Reicht es, alles digital zu haben? Nein. Ohne Strom oder Internet kommen Sie an eine Cloud nicht heran, und manche Vorgänge erfordern Originale oder beglaubigte Kopien. Das BBK empfiehlt beides: physische Mappe und digitale Sicherung.
Gehört eine Passwortliste hinein? Das BBK nennt Passwortlisten als Beispiel für wichtige persönliche Informationen. Sicherheitstechnisch ist eine Klartextliste in einer transportablen Mappe aber problematisch. Besser: Passwortmanager, und das Master-Passwort versiegelt an einem anderen Ort, etwa bei einer Vertrauensperson.
Rechtlicher Hinweis: Angaben zu Dokumentenerfordernissen geben den Stand Oktober 2026 wieder und sind keine Rechtsberatung. Ob ein Dokument im Original benötigt wird, klären Sie mit der ausstellenden Institution.
Quellen
- BBK: „Immer griffbereit: Die Dokumentenmappe“
- BBK: „Vorsorgen für Krisen und Katastrophen“, 2. Auflage, Stand 11/2025, Kapitel „Dokumente sicher aufbewahren“
- Abgerufen am 02.10.2026